03-01-2018

Werkkostenregeling 2017 afwikkelen

Na afloop van het kalenderjaar moeten werkgevers de werkkostenregeling afwikkelen. Zo ook na afloop van 2017. Dat geschiedt niet in de laatste aangifte van het kalenderjaar (de aangifte van december 2017), maar in de eerste aangifte van het nieuwe jaar (de aangifte van januari 2018).

Werkkostenregeling

Eerst even het geheugen opfrissen. Wat is ook al weer de werkkostenregeling? In brede zin wordt daar de fiscale behandeling van het complete scala van (belastingvrije) vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers mee aangeduid. In engere zin gaat het om de zogeheten vrije ruimte (ook wel aangeduid als het “werkkostenforfait”) waarin (bijna) alle niet specifiek benoemde vergoedingen en verstrekkingen ondergebracht mogen worden. Eén keer per kalenderjaar moet je deze vrije ruimte afwikkelen en bij overschrijding de verschuldigde loonbelasting betalen.

Drie stappen

Het afwikkelen van de vrije ruimte behelst de volgende stappen.

  1. Bepalen welke vergoedingen en verstrekkingen je hebt aangewezen voor de vrije ruimte.
  2. De waarde van deze vergoedingen en verstrekkingen vaststellen?
  3. Bepalen hoe groot je vrije ruimte is.

Welke vergoedingen en verstrekkingen zijn aangewezen?

Het antwoord op deze vraag vind je niet alleen in je loonadministratie. Daarvoor moet je ook je financiële administratie raadplegen. Het is dan ook handig om je financiële administratie zo in te (laten) richten dat je er de informatie die je nodig hebt voor de afwikkeling van de werkkostenregeling, eenvoudig uit kunt halen.

Je hoeft de vergoedingen en verstrekkingen overigens niet heel expliciet aan te wijzen. Uit de omstandigheden moet blijken dat dit is gebeurd. Het kan bijvoorbeeld blijken uit je arbeidsvoorwaardenregelement of -handboek. Maar ook uit de manier waarop de vergoedingen en verstrekkingen administratief zijn verwerkt. Als je elke twijfel wilt voorkomen, is het verstandig de aanwijzingen zoveel als mogelijk schriftelijk vast te leggen.

Er zijn loonbestanddelen die je niet mag aanwijzen voor de vrije ruimte:

  • privégebruik van de auto van de zaak;
  • de dienstwoning;
  • geldboeten.

Dit loon moet altijd bij de (individuele) werknemer met loonbelasting worden belast.

Welke waarde hebben de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen?

De waarde van vergoedingen kun je uiteraard simpel vaststellen. Die waarde is gelijk aan de euro’s die je de werknemer hebt vergoed.

Als je verstrekkingen (loon in natura) bij een derde hebt ingekocht, is de waarde van de verstrekking gelijk aan het bedrag dat je die derde hebt betaald (de factuurwaarde). Voor de loonbelasting gaat het altijd om de waarde inclusief de BTW (ook als je de BTW hebt afgetrokken). Als er geen factuurwaarde is, moet je bepalen wat de waarde in het economisch verkeer van de verstrekking is.

Daarnaast kent de loonbelasting een groot aantal waarderingsforfaits. Zo wordt een niet meer dan bijkomstig zakelijke maaltijd, genuttigd op de werkplek van de werknemer, gewaardeerd op € 3,30 (in 2018 op € 3,35). Dezelfde maaltijd, maar dan buiten de werkplek, waardeer je op de factuurwaarde.

Hoe groot is de vrije ruimte?

De vrije ruimte bedraagt voor 2017: 1,2% van de totale fiscale loonsom van je onderneming. Het gaat om het loon uit tegenwoordige arbeid. Niet meer dan bijkomstig loon uit vroegere dienstbetrekking mag je ook meetellen voor je totale fiscale loonsom (het loon uit vroegere dienstbetrekking mag dan niet meer bedragen dan 10% van de totale loonsom).

De totale loonsom kun je uiteraard pas bepalen nadat je de loonadministratie voor 2017 hebt afgesloten. Daarom moet de afwikkeling van de werkkostenregeling worden verwerkt in de aangifte loonheffingen van het tijdvak na afloop van het kalenderjaar.

Afwikkelen

Om de werkkostenregeling af te kunnen wikkelen, vergelijk je het resultaat van stap 2 (de totale waarde van de vergoedingen en verstrekkingen, die je hebt aangewezen voor de vrije ruimte) met het resultaat van stap 3: je vrije ruimte.

Als het resultaat van stap 2 lager is dan dat van stap 3 hoef je geen actie te ondernemen. Je vergoedingen en verstrekkingen blijven binnen je vrije ruimte. Er is geen loonbelasting over verschuldigd.

Als het resultaat van stap 2 hoger is dan dat van stap 3, heb je je vrije ruimte overschreden. Je moet dan loonbelasting betalen over het bedrag van de overschrijding. Deze loonbelasting komt voor jouw rekening. Je mag die niet verhalen op de werknemer(s). Het tarief bedraagt 80%. Dit verwerk je in je aangifte loonbelasting over januari 2018 (als je de loonbelasting per 4 weken aangeeft: in de aangifte over de eerste vier weken van 2018).

Concernregeling

Bestaat je onderneming uit meerdere BV’s, dan kun je de concernregeling toepassen. De keuze daarvoor maak je in de aangifte loonbelasting over januari 2018.

Tot het concern behoren dan alle BV’s waarin je holding gedurende het hele kalenderjaar een belang heeft gehad van 95% of meer. Als je de concernregeling toepast, moet je de hiervoor beschreven stappen uitvoeren voor het hele concern. De BV met de hoogste loonsom moet de bij overschrijding van de vrije ruimte verschuldigde loonbelasting in haar aangifte verwerken (en betalen).

VWGNijhof ontzorgt

De werkkostenregeling is behoorlijk complex door allerlei speciale regelingen en uitzonderingen.
Heb je hulp nodig bij de afwikkeling van jouw werkkostenregeling: VWGNijhof ontzorgt je graag.