05-09-2017

Rittenregistratie: voldoe je aan de voorwaarden?

Al vaker hebben wij geschreven over rechterlijke uitspraken inzake de zakelijkheid van autoritten. Uitgangspunt is dat het privégebruik van een auto van de zaak bij het inkomen wordt geteld. Dit is anders indien aannemelijk wordt gemaakt dat er minder dan 500 kilometer privé met de auto is gereden. Om dit te bewijzen moet je een sluitende rittenregistratie bijhouden.

De kilometeradministratie

Na de zoveelste uitspraak mag duidelijk zijn dat het belang van een goede rittenregistratie groot is. Een rittenadministratie moet de volgende gegevens bevatten:

  • het merk en type auto;
  • het kenteken van de auto;
  • de periode waarin je de auto tot je beschikking hebt;
  • per afzonderlijke rit de ritgegevens.

 De ritgegevens

De gegevens van elke rit moeten ten minste de volgende informatie te bevatten:

  • de datum;
  • de begin- en eindstand van de kilometerteller;
  • het vertrek- en aankomstadres;
  • als je niet de meest gebruikelijke route neemt, moet je aangeven welke route je hebt genomen;
  • het karakter van de rit: privé of zakelijk;
  • de privé omrij kilometers als tijdens dezelfde rit zakelijke kilometers en privékilometers worden gereden.

Elke enkele reis is een rit. Als je vanuit jouw werk naar een klant rijdt en daarna weer terug naar het werk, zijn dit 2 ritten die je apart moet registreren.

Soms volstaat voor een bestelauto een vereenvoudigde rittenregistratie. Wil je hier meer over weten, klik dan hier voor meer informatie.

Controle belastingdienst

De Belastingdienst maakt bijvoorbeeld gebruik van de volgende gegevens om de rittenregistratie te controleren:

  • kantooragenda’s;
  • routeplanners;
  • garagenota’s;
  • orderbriefjes.

Deze informatie dient als bewijs voor de rittenregistratie. Het is daarom verstandig deze gegevens minstens 5 jaar te bewaren. Naast deze informatie gebruikt de Belastingdienst onder andere snelheidsboetes en camerabeelden bij grote parkeerplaatsen bij haar controle. De gereden kilometers, die zien op een dagje naar het attractiepark, aanmerken als zakelijk kilometers zit er dus niet in.

Black-box Systeem

Een black-box systeem is een geautomatiseerd systeem dat je rittenregistratie ondersteunt. Het systeem legt precies vast hoeveel kilometers waar en wanneer met de auto zijn gereden.

De belastingdienst accepteert het systeem als hulpmiddel voor de rittenregistratie. Wel stelt zij als belangrijke eis dat de box niet uitgeschakeld kan worden. Indien je een rittenregistratiesystemen met een keurmerk aanschaft, gaat de Belastingdienst er van uit dat jouw rittenadministratie sluitend is. LET OP: om de bijtelling te voorkomen, moet uit de black-box rittenregistratie blijken dat niet meer dan 500 privékilometers zijn gereden. Voor meer informatie omtrent het keurmerk klik hier.