11-04-2018

Kilometeradministratie niet betrouwbaar

Een uitspraak van de Rechtbank Noord-Holland krijgt in de pers veel aandacht, met koppen waarin wordt gemeld dat de Belastingdienst de kilometeradministratie verwerpt op grond van een afwijkend brandstofverbruik.

Privégebruik auto van de zaak

De werknemer die met de (bestel)auto van de zaak privé kan rijden, krijgt een bijtelling bij het loon. Ondernemers moeten bijtellen bij hun winst.
Die bijtelling bedraagt in de meeste gevallen 22% van de cataloguswaarde van de (bestel)auto. Alleen voor 100% elektrische auto’s geldt een lagere bijtelling (4%).
Voor auto’s van vóór 1 januari 2017 gelden vaak nog oude bijtellingspercentages. Zie ons artikel Bijtelling privégebruik auto – regeling ingaande 2017.

Als je minder dan 500 privékilometers rijdt met je auto van de zaak, hoef je niet bij te tellen. De wet legt de bewijslast van je beperkte privégebruik volledig bij jou. En je moet dit bewijs ook nog eens overtuigend leveren. Je kunt daarvoor het best een kilometeradministratie bijhouden. Eventueel kun je daarvoor elektronische hulpmiddelen gebruiken, zoals een (door de Belastingdienst gekeurd) black box-systeem.

Er zijn nog wat andere manieren om de bijtelling te voorkomen. Vorige week berichtten we je nog over een DGA, die zichzelf een verbod oplegde om de bestelauto van de zaak te gebruiken voor privédoeleinden. Dat werd door de belastingrechter afgeschoten.

Kilometeradministratie

Waar een kilometeradministratie (of rittenregistratie) aan moet voldoen, vind je in artikel 9 van de Uitvoeringsregeling inkomstenbelasting 2001. Wij beschrijven deze regels in ons artikel: Rittenregistratie: voldoe je aan de voorwaarden?.

Als je onder de bijtelling uit wilt komen, moet je de kilometeradministratie sluiten. Dat betekent dat je alle met de auto gereden kilometers in de administratie moet verantwoorden. LET OP: als je het hele jaar een (of meer) auto(‘s) van de zaak rijdt, moet dat voor het hele kalenderjaar! Wanneer je een deel van het jaar een auto van de zaak rijdt, moet je het maximum van 500 privékilometers tijdsevenredig toepassen (als je 1 maand een auto van de zaak rijdt, mag je maximaal 1/12 * 500 = 41 privékilometers rijden).

Gemiddeld verbruik

Als de Belastingdienst je kilometeradministratie controleert, wordt die vaak aan een minutieus onderzoek onderworpen. En relatief kleine onvolkomenheden kunnen zeer grote gevolgen hebben: een naheffing loonbelasting met een boete, die kan oplopen tot 100% van de nageheven belasting. De zware bewijslast is hier duidelijk in het voordeel van de Belastingdienst!

Het verbruik van de auto is één van de items die dan worden beoordeeld. In de zaak bij Rechtbank Noord-Holland zou het verbruik van de auto volgens het boekje van de fabrikant 1:18,9 moeten bedragen. Daadwerkelijk werd een verbruik van 1:10 / 1:11 gerealiseerd. Het mag toch wel algemeen bekend worden dat het bijna onmogelijk is om het verbruik uit het boekje te realiseren. Maar de ANWB had in een test met hetzelfde type auto een verbruik van 1:20 gerealiseerd.

Belanghebbende stelde dat hij bij de tankbeurten de kilometers bewust verkeerd had ingevuld. Reden daarvoor was dat hij de leasekosten niet wilde laten oplopen. De Belastingdienst constateerde echter ook forse verschillen tussen de kilometeradministratie en de door de garage bij bandenwissels en onderhoudsbeurten geregistreerde kilometerstanden.

De rechtbank beslist dat de handelwijze van de werknemer het controleren van de kilometeradministratie onmogelijk maakt. En daarmee was het met de kilometeradministratie niet bewezen dat minder dan 500 privékilometers met de auto van de zaak waren gereden.

Wanneer is een rit zakelijk?

De kilometeradministratie bevat twee data waarop de werknemer naar pretpark de Efteling is gereden. Omdat hij eerst een klant bezocht en daarna naar de Efteling reed, merkt hij van de reis slechts 11 kilometer aan als privé rit.

In december is de auto enige tijd op Schiphol geparkeerd. Omdat de werknemer tijdens de rit naar Schiphol kantoor bezoekt, merkt hij deze ritten aan als zakelijk.

In beide gevallen komt de rechtbank tot de conclusie dat het hoofddoel van de ritten privé is. Daarmee kwalificeren alle gereden kilometers als privékilometers.