28-08-2018

Je moet een administratie voeren

Als je ondernemer bent, moet je een administratie voeren. Je vindt die verplichting in artikel 52 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen.

Administratieplichtigen

De administratieplicht geldt niet alleen voor ondernemers. De wet gebruikt de term administratieplichtige. Verplicht om een administratie te voeren zijn alle lichamen (zoals een NV, BV, coöperatie, stichting, vereniging). En natuurlijke personen, die:

  • een bedrijf of zelfstandig beroep uitoefenen;
  • inhoudingsplichtig zijn (voor de loonheffingen);
  • een werkzaamheid verrichten (resultaat uit overige werkzaamheden).

Administratie

Hoe je administratie er precies moet uitzien, bepaalt de wet niet. Wel dat je de vermogenstoestand van je bedrijf, beroep of activiteit zo moet bijhouden (en deze informatie moet bewaren), dat er te allen tijde je rechten en plichten uit blijken, alsmede alle overige voor de heffing van belasting van belang zijnde gegevens.

Daarnaast moet de administratie zo zijn ingericht dat controle daarvan door de Belastingdienst binnen redelijke termijn mogelijk is. En als administratieplichtige moet je de belastingdienst daarbij helpen door inzicht te verschaffen in de opzet van je administratie.

Word of excel

Bij Hof Amsterdam is onlangs een zaak aan de orde geweest inzake een advocatenkantoor. Daar informeert de Belastingdienst de ondernemer, die zijn administratie bijhield in Word, over de mogelijkheden van boekhoudprogramma’s en het bijhouden van de administratie met Excel. En de Belastingdienst verzoekt de ondernemer om zijn administratie zo aan te leveren dat die controleerbaar is.

Toen de ondernemer daar geen gehoor aan gaf, volgde een informatiebeschikking. De daarna aangereikte Excel-bestanden merkt de Belastingdienst aan als onvoldoende. De administratie wordt verworpen en de bewijslast omgekeerd.

Hof Amsterdam oordeelt dat dit terecht is. In de Word-bestanden zijn alleen de bedragen van de gemaakte kosten verwerkt, zonder betaaldata, namen van leveranciers en omschrijvingen. Ook is er geen onderscheid gemaakt tussen zakelijke en privé-uitgaven. Tussen de aangereikte Word- en Excel-bestanden zitten aanzienlijk, niet verklaarde verschillen.

Bron van informatie

De inrichting van je administratie hangt af van de aard en omvang van je activiteiten. Voor veel ondernemers is de administratie niet enkel het voldoen aan een wettelijke verplichting, maar vooral een belangrijke bron van financiële informatie. ZZP-ers kunnen daarentegen meestal volstaan met veel eenvoudigere vastleggingen, die uiteraard wel aan de minimale eisen moeten voldoen.

En soms voer je (min of meer) vrijwillig een administratie. Bijvoorbeeld om de kosten en opbrengsten van je beleggingspanden in de gaten te houden. Of omdat je financiële verantwoording moet afleggen over een boedel die je beheert.

VWGNijhof helpt graag bij het opzetten, onderhouden en voeren van je financiële administratie, waar die ook voor moet dienen. Tevens beschikken we over tools waarmee je het rendement van je activiteiten kunt monitoren en bijsturen.